Cum am scăpat cheltuielile de sub control. Studiu de caz care dă claritate și poate salva Clinica
În gestionarea unei afaceri, creșterea vânzărilor și atragerea de noi clienți sunt adesea principalele obiective ale managerilor. Totuși, există un aspect esențial care este adesea neglijat: controlul cheltuielilor. Pentru multe companii, reducerea costurilor este la fel de importantă, dacă nu chiar mai importantă, decât creșterea veniturilor. Îmbunătățirea profitabilității prin scăderea cheltuielilor poate oferi o stabilitate financiară mai mare și poate crea premisele unei dezvoltări sustenabile.
Scăderea cheltuielilor poate avea un impact semnificativ asupra rentabilității unei afaceri. În multe cazuri, creșterea veniturilor necesită investiții suplimentare, însă reducerea cheltuielilor aduce beneficii directe, crescând imediat marja de profit. Prin urmare, optimizarea costurilor devine esențială pentru succesul pe termen lung al oricărei afaceri.
Studiu de caz: O clinică medicală din Capitală
Studiind un exemplu concret dintr-o clinică medicală, putem observa impactul direct pe care cheltuielile îl au asupra rentabilității. La una din clinicile colaboratoare am experimentat acest lucru și am ajuns la concluzii clare în ceea ce privește scăderea costurilor. Ce înseamnă ca unitatea medicală să ajungă la un prag de rentabilitate de 0, adică încasările sa fie egale cu cheltuielile sau un scenariu în care să le depășească cu 10%.
Datele problemei, exprimate în unități (1 unitate = 1.000 lei):
- Încasări = 183 u.
- Cheltuieli totale = 200 u.
- Cheltuieli fixe = 50 u. (reprezintă 25% din Cheltuieli totale și 28% din Încasări)
- Cheltuieli variabile = 150 u. (reprezintă 75% din Cheltuieli totale și 82% din Încasări)
- Profit = -17 u. (adică o marjă de profit de -9,3%)
Am făcut o simulare pentru viitor, în condițiile în care cheltuielile fixe rămân neschimbate, iar cheltuielile variabile cresc direct proporțional cu aproximativ 82% din Încasări:
Tabel 1. Simulare – Evoluția profitului în funcție de creșterea încasărilor
Pentru a atinge un prag de rentabilitate de 0 unitați (cheltuieli = venituri), ar fi necesară o creștere a veniturilor cu 52%, ajungând la 278 de unități.
Tabel 2. Evoluția cheltuielilor fixe și variabile. Reprezentare grafică
Pentru a înțelege mai bine structura cheltuielilor, trebuie să luăm în considerare două categorii principale: cheltuielile fixe și cheltuielile variabile.
- Cheltuielile fixe reprezintă 25% din totalul cheltuielilor și sunt constante, indiferent de volumul activităților. Acestea includ costuri precum chiria, ratele bancare, salariile, cheltuielile cu marketingul și utilitățile.
- Cheltuielile variabile reprezintă 75% din totalul cheltuielilor și fluctuează în funcție de veniturile obținute. Acestea includ comisioanele medicilor, materialele consumabile, lucrările protetice, implanturile dentare, cheltuielile bancare și impozitele.
Tabel 3. Evoluția profitului. Reprezentare grafică.
Într-un scenariu realist, pentru a obține o marjă de profit de doar 10% (63 unități), clinicii i-ar fi necesară o creștere a veniturilor până la 627 de unități – ceea ce ar presupune o creștere de 2,5 de ori a capacității sale de producție.
Evident, o astfel de creștere nu este sustenabilă și pune în evidență nevoia critică de a reduce cheltuielile.
Concluzii
Această situație ilustrează clar vulnerabilitatea unei afaceri care nu acordă suficientă atenție controlului cheltuielilor. Când costurile cresc necontrolat, chiar și o creștere semnificativă a veniturilor poate să nu fie suficientă pentru a redresa profitabilitatea. În cazul clinicii analizate, diferența dintre venituri și cheltuieli a creat o marjă de pierdere de -9,3%, ceea ce evidențiază o problemă structurală. Afacerea riscă să intre într-o criză financiară profundă, deoarece cheltuielile fixe și variabile depășesc cu mult capacitatea de generare a veniturilor.
O astfel de problemă este dificil de corectat doar prin creșterea vânzărilor, deoarece, cum arată calculele, o clinică ar trebui să își mărească veniturile cu până la 2,5 de ori pentru a ajunge la o marjă de profit rezonabilă de 10%. Aceasta este o sarcină aproape imposibilă pentru multe afaceri, mai ales într-un sector cu cerere limitată și constrângeri operaționale.
Reducerea cheltuielilor devine astfel nu doar o opțiune, ci o necesitate absolută. O strategie de creștere susținută trebuie să fie dublată de o politică riguroasă de control al costurilor. Fără o atenție constantă la cheltuieli, afacerea va continua să acumuleze pierderi și să fie dependentă de fonduri externe (investiții, împrumuturi sau „bani aduși de acasă”), ceea ce nu poate susține o dezvoltare sănătoasă pe termen lung.
Mai mult, monitorizarea regulată a cheltuielilor – fie săptămânală, lunară sau trimestrială – trebuie să devină o practică standard. Aceasta include urmărirea celor mai mici fluctuații în costuri și luarea imediată a măsurilor pentru a le corecta. Întârzierea în luarea deciziilor financiare poate agrava problemele, făcând ulterior ajustările mai dificile și mai costisitoare. Prin implementarea unor instrumente de monitorizare și control financiar, cum ar fi bugetele detaliate și rapoartele financiare constante, companiile pot detecta rapid eventualele abateri și pot reacționa prompt.
În plus, companiile trebuie să înțeleagă că reducerea cheltuielilor nu înseamnă întotdeauna tăieri masive sau reduceri de personal, ci poate implica optimizarea proceselor, renegocierea contractelor și eficientizarea resurselor. Printr-o abordare strategică și continuă de optimizare a costurilor, companiile pot atinge o marjă de profit sănătoasă fără a compromite calitatea serviciilor oferite sau moralul angajaților.
În concluzie, controlul cheltuielilor nu este doar o măsură de criză, ci un proces continuu, esențial pentru sănătatea pe termen lung a afacerii. Pe măsură ce piața devine tot mai competitivă, afacerile care reușesc să gestioneze costurile eficient vor avea un avantaj decisiv, asigurându-și atât profitabilitatea, cât și reziliența în fața provocărilor economice.
Soluții pentru reducerea cheltuielilor
Există mai multe măsuri pe care o companie le poate lua pentru a-și controla și reduce cheltuielile. În exemplul clinicii menționate, o analiză detaliată a fiecărei categorii de costuri a fost o primă măsură esențială. Printre soluțiile identificate se numără:
- Negocierea contractelor: Un pas important pentru reducerea cheltuielilor fixe este renegocierea contractelor de chirie, a ratelor bancare sau a contractelor cu furnizorii de servicii. În multe cazuri, o simplă renegociere poate aduce economii semnificative fără a afecta calitatea serviciilor oferite.
- Optimizarea proceselor interne: Analiza și optimizarea proceselor din cadrul clinicii au potențialul de a reduce risipa de resurse și de a crește eficiența operațională. De exemplu, eficientizarea utilizării materialelor consumabile sau a resurselor energetice poate avea un impact pozitiv asupra cheltuielilor variabile.
- Automatizarea și digitalizarea: Implementarea unor soluții de automatizare pentru programările pacienților, marketing sau chiar pentru unele activități administrative poate reduce costurile asociate resurselor umane. De asemenea, digitalizarea fluxurilor de lucru poate îmbunătăți productivitatea și poate reduce cheltuielile operaționale.
- Externalizarea anumitor servicii: În loc să angajeze personal intern pentru toate activitățile, o companie poate externaliza anumite servicii non-critice, cum ar fi contabilitatea, IT-ul sau curățenia. Aceasta poate reduce costurile cu salariile, beneficiile și infrastructura necesară pentru angajați permanenți.
- Reevaluarea stocurilor: Gestionarea mai eficientă a stocurilor poate reduce costurile legate de achiziții și depozitare. Prin implementarea unei strategii de inventar just-in-time (JIT), se poate evita supraaprovizionarea și risipa de resurse, ceea ce duce la optimizarea fluxului de numerar.
Recapitulăm de ce este important să scădem cheltuielile?
Reducerea cheltuielilor nu este doar o măsură temporară, ci o strategie de sustenabilitate pe termen lung. O afacere care își controlează eficient costurile va avea mai multă flexibilitate financiară, va putea investi în inovare și va fi mai rezistentă în fața crizelor economice. În plus, optimizarea cheltuielilor poate elibera resurse financiare pe care compania le poate redirecționa către creșterea calității serviciilor oferite sau către extinderea activităților.
Creșterea veniturilor poate fi un obiectiv atractiv, dar aceasta nu vine fără riscuri. De multe ori, creșterea capacității de producție sau atragerea unui număr mai mare de clienți implică investiții suplimentare și poate genera o creștere proporțională a cheltuielilor. În schimb, reducerea costurilor are un impact direct și imediat asupra marjei de profit.
Un control eficient al costurilor nu înseamnă doar eliminarea cheltuielilor inutile, ci și o analiză constantă a modului în care sunt utilizate resursele. În loc să se concentreze doar pe creșterea veniturilor, managerii ar trebui să acorde o atenție sporită optimizării costurilor pentru a asigura sustenabilitatea pe termen lung a afacerii.
Acest articol evidențiază importanța critică a reducerii cheltuielilor și oferă soluții concrete pentru optimizarea costurilor într-o afacere, arătând că succesul nu depinde doar de creșterea veniturilor, ci și de controlul eficient al cheltuielilor.
Mai multe detalii le dezbatem în Evenimentele Dental Academy.
Alexandru Onetiu
Business Consulting