De la Haos la Control: sistemul bazat pe KPI-uri pentru transformarea Clinicilor

 

 În Mai 2025 a avut loc Evenimentul iStoma Future Summit, un eveniment dedicat profesioniștilor din lumea stomatologică.

Cu această ocazie, Ionuț Botorogeanu, fondatorul iStoma, a dat startul unei serii de evenimente de interes major pentru toți cei implicați în administrarea și dezvoltarea clinicilor: administratori, medici-administratori, manageri, coordonatori de clinici ș.a.m.d.

Ca speaker la iStoma Future Summit, am avut ocazia să împărtășesc experiența și expertiza mea în domeniul managementului clinicilor. În cadrul prezentării, am detaliat sistemul pe care l-am dezvoltat – un sistem strategic bine definit în care KPI-urile (indicatorii-cheie de performanță) reprezintă nucleul deciziilor și al transformării organizaționale. Astăzi vreau să vă povestesc despre cum acest sistem poate converti haosul operațional din clinică într-o organizație eficientă, profitabilă și în permanentă evoluție.

 

Crearea unui Sistem Strategic: De la Măsurare la Control

În postura de profesionist dedicat, am constatat că orice lipsă a clarității în gestionarea resurselor și a activităților conduce inevitabil la service inconsistent, echipe demotivate și pacienți nemulțumiți. Inspirat de celebra maximă a lui Peter Drucker – „Ce nu măsori, nu poți controla. Ce nu controlezi, nu poți îmbunătăți” – am conceput un sistem strategic în care fiecare pas este ghidat de date concrete. Astfel, în miezul acestei metode se află KPI-urile: instrumente puternice ce permit o analiză profundă și o monitorizare continuă a performanței.

În cadrul prezentării la summit, am prezentat cum centralizarea datelor din surse precum contabilitatea și extrasele bancare oferă o bază solidă pentru interpretarea financiară. Această centralizare nu este doar o metodă de organizare, ci fundamentul pe care se construiește întreaga strategie. Integrarea datelor ne permite să identificăm rapid oportunitățile de optimizare și, mai ales, să intervenim în timp real pentru a corecta eventualele deviații.

 

Strategia pe pași: Cum am implementat sistemul bazat pe KPI-uri

1. Centralizarea și integritatea datelor

Am stabilit că punctul de plecare este o arhivă de date robustă. Fiecare informație, fie că provine din contabilitate sau din surse externe, este centralizată într-un sistem integrat precum softul medical sau din E-factura, ceea ce este ideal acum pentru noi. Această abordare asigură transparența și acuratețea datelor, esențială pentru orice analiză ulterioară.

2. Analiza detaliată a fluxurilor financiare

Unul dintre pilonii strategiei AO Consulting este evaluarea continuă a încasărilor și cheltuielilor. Prin comparații între veniturile generate din pacienți noi și cele din pacienți recurenți, se evidențiază clar zonele de interes și situațiile care necesită intervenție. Această analiză permite ajustări rapide ale strategiilor de marketing și fidelizare, asigurând o creștere echilibrată.

3. Decizii Strategice bazate pe indicii reali

Deciziile nu pot fi lăsate la intuiție. Am demonstrat, prin exemple concrete, că fiecare obiectiv – de la sporirea gradului de ocupare a clinicii până la optimizarea încasărilor medicilor – trebuie fundamentat pe date măsurabile. Un exemplu esențial este marja de profit, unde praguri bine definite (sub 5% semnal de alarmă și peste 15% un semn de sănătate financiară) oferă o hartă clară a evoluției.

4. Monitorizarea continuă și ajustarea rapidă

Un alt element central al sistemului este monitorizarea constantă. Am instituit rapoarte periodice, în special lunare, care permit urmărirea atentă a fiecărui KPI. Indicatori precum procentul de acceptare a planurilor de tratament, numărul programărilor anulate și gradul de ocupare al clinicii oferă un feedback instantaneu privind starea operațională. Această monitorizare nu doar că detectează devierile, dar permite și intervenții prompte pentru a menține direcția către obiectivele strategice.

 

Exemple concretizate din Sistemul AO Consulting

În cadrul sesiunii mele la iStoma Future Summit, am ilustrat cu exemple practice din viața clinicilor în care am implementat sistemul:

• KPI-uri pentru Pacienți:
  • Procentul de acceptare a planurilor de tratament: un indicator al încrederii pacienților și al calității comunicării.
  • Încasări din pacienți noi versus pacienți recurenți: reflectă eficiența strategiilor de marketing și fidelizare.
  • Sursele pacienților noi: un mecanism de măsurare care evidențiază canalele de comunicare de succes, fie acestea online sau recomandări directe.
• KPI-uri Generale:
  • Încasările totale ale clinicii: măsoară performanța globală și sustenabilitatea financiară.
  • Încasările pe categorii de servicii: ajută la identificarea segmentelor profitabile și la reallocarea resurselor.
  • Gradul de ocupare și numărul de programări anulate: indică eficiența operațională și nivelul de satisfacție al pacienților.
• KPI-uri pentru Medici:
  • Productivitatea individuală: evaluarea prin numărul de planuri de tratament facilitate și feedback-ul pacienților.
  • Respectarea programului și gradul de încărcare: crucial pentru o distribuție optimă a activităților zilnice.
  • Impactul campaniilor interne: măsurarea modului în care strategiile interne influențează performanța fiecărui medic.

 

Concluzii: Viziunea asupra viitorului clinicilor

Participarea mea în calitate de speaker la iStoma Future Summit a fost o dovadă a angajamentului meu față de inovație în managementul clinicilor (și, bineînteles asocierea și parteneriatul cu iStoma, în sensul încrederii depline că softul este testat, leader de piață, perfect pentru cei care doresc să digitalizeze clinica într-un mod profesionist). Sistemul pe care l-am creat, centrat pe KPI-uri, nu doar că adresează problemele evidente ale haosului operațional, ci transformă întreaga mentalitate managerială. Prin stabilirea clară a pașilor strategici – centralizare, analiză, decizii și monitorizare – fiecare clinică poate deveni un model de eficiență și profitabilitate.

Sunt profund convins că, în era digitală, viitorul managementului clinicilor se bazează pe date și pe decizii calculate. Fiecare indicator devine o piatră de temelie în construirea unei strategii solide. Invit pe oricine dorește să aducă o schimbare reală în modul de operare al clinicii să exploreze această metodologie și să transforme haosul în control.

Dacă vrei să afli mai multe despre sistemul meu și despre cum poți implementa o strategie bazată pe KPI-uri pentru a duce clinica ta la următorul nivel, vizitează www.aoconsulting.ro. O schimbare radicală începe cu dorința de a măsura fiecare pas și de a transforma fiecare decizie într-un succes măsurabil.

Această abordare personală este rezultatul anilor de experiență în domeniu și reflectă credința noastră fermă că o organizație bazată pe date și analiză poate atinge performanțe remarcabile. Fiecare clinică merită să funcționeze la parametri optimi – pentru echipă, pentru pacienți și pentru viitorul afacerii. Să avem curajul de a schimba totul, începând cu măsurarea precisă a fiecărui pas!