Am observat și am înțeles cu greu că businessul la români, iar zona medical-stomatologică nu reprezintă o excepție, se face din instinct, din intuiție, din motivație sau …. din nebunie.

De-a lungul carierei mele de manager-consultant, am avut ocazia să observ diferite strategii de extindere a cabinetelor stomatologice: de la trecerea unui cabinet mic, cu două unituri, la o clinică mare, cu 11 scaune stomatologice, până la construirea de clinici multiple într-o zonă restrânsă, fiecare decizie a venit cu propriile sale provocări și riscuri.

 

Mai jos, voi detalia câteva dintre aceste exemple și lecțiile învățate din ele.

Exemple de extindere:

1. De la un cabinet cu 2 unituri la o clinică cu 11 scaune stomatologice.
2. Extinderea unei clinici cu 10 scaune prin construirea unei alte clinici noi, cu 4 scaune, la 300 de metri distanță.
3. Construirea a 4 clinici pe o rază de 1 km, totalizând 14 unituri dentare.
4. Deschiderea unei clinici noi într-o zonă diferită, de exemplu, dintr-un cartier rezidențial într-o zonă nordică, corporatistă.

 

Motive pentru extindere:

• Cerere mai mare decât capacitatea existentă: Gradul de ocupare ridicat duce la dificultăți în gestionarea programărilor și la nemulțumirea pacienților.
• Eficientizarea timpului pacienților: Lipsa timpului și presiunea pot afecta calitatea actului medical.
• Creșterea profitului: Dorința de a genera mai multe venituri.
• Optimizarea resurselor: Reducerea costurilor prin utilizarea resurselor comune, cum ar fi personalul, furnizorii, contabilii sau software-ul de gestiune.
• Evitarea repetării procesului: „Dacă tot deschidem ceva nou, să fie ceva mare.”
• Acoperirea unei noi piețe: Atragerea pacienților din alte zone sau a celor cu un statut financiar superior.

 

Repercusiuni pe termen scurt (în peste 75% din cazuri):

• Veniturile dorite nu au fost cele preconizate: Mai ales în primele luni, când investițiile mari se resimt puternic în cash flow.
• Creșterea costurilor operaționale: Dificultăți în gestionarea cheltuielilor suplimentare, cum ar fi chiria nouă, salariile și echipamentele, mai ales dacă veniturile nu sunt suficiente.
• Tensiuni în echipă: Suprasolicitarea personalului sau integrarea deficitară a noilor angajați poate duce la scăderea moralului și la plecarea unor membri cheie ai echipei.
• Impact negativ asupra brandului existent: Scăderea calității serviciilor sau nemulțumirea pacienților poate afecta reputația clinicii.
• Pierderea pacienților: Dacă serviciile oferite nu sunt la standardele așteptate, pacienții pot migra către alte clinici.

 

Lecții învățate:

• Planificare riguroasă și nu pe baza instinctului: Deciziile bazate pe „ce simt” nu reprezintă o strategie de creștere sustenabilă.
• Așteptările mari pot duce la dezamăgiri: Fără o planificare adecvată, clinicile pot întâmpina dificultăți serioase, afectând atât noile unități, cât și pe cele existente.
• Management integrat, dar cu riscuri: Gestionarea mai multor clinici împreună poate afecta unitatea de bază, mai ales în ceea ce privește alocarea resurselor și gestionarea financiară.
• Triplarea capacități de producție fără a cunoaște cererea exactă: mărirea numărului de scaune în condițiile în care cererea pacienților depășea, în cel mai fericit caz, 50%

 

Ce am putea învăța din aceste experiențe:

1. Plan de afaceri solid: Analiza pieței: Realizarea unui studiu detaliat al pieței pentru a înțelege cererea, concurența și profilul demografic. Proiecții financiare: Estimări realiste de venituri și cheltuieli, inclusiv punctul de breakeven. Plan de marketing: Dezvoltarea unor strategii de marketing eficiente pentru a atrage pacienți.
2. Proceduri operaționale eficiente: Standardizare: Implementarea de protocoale standardizate pentru a asigura consistență și eficiență. Sisteme IT: Investiții în software care să faciliteze gestionarea programărilor și comunicarea internă.
3. Recrutarea și formarea personalului calificat: Selecție riguroasă: Angajarea personalului calificat și compatibil cu cultura organizațională. Training continuu: Programe de formare continuă pentru a menține echipa la curent cu noile tehnici și tehnologii. Managementul echipei: Evaluarea performanțelor și motivarea echipei pentru un mediu de lucru pozitiv.
4. Planificarea financiară și gestionarea riscurilor: Credit bancar adecvat: Negocierea unor termeni favorabili pentru credit, cu o perioadă de amortizare care să nu pună presiune pe cash flow. Fonduri de rezervă: Păstrarea unui fond de urgență pentru cheltuieli neprevăzute. Asigurări: Polițe adecvate pentru a acoperi riscurile financiare și legale.
5. Monitorizare și ajustare continuă: Audit periodic: Evaluarea periodică a performanțelor financiare și operaționale. Feedback de la pacienți: Colectarea și analiza feedback-ului pentru a face ajustările necesare. Adaptare la piață: Flexibilitate în ajustarea strategiei în funcție de schimbările din piață.

 

Respect foarte mult puterea și curajul pe care le au antreprenorii din România, și mai ales medicii, însă fără o planificarea atentă, procese standardizate, selecția riguroasă a personalului și gestionarea prudentă a finanțelor sunt șanse mari că un vis frumos să fie transformat într-un coșmar.